L'espace d'accueil est le reflet de l'entreprise, de son identité et de sa culture. Il s'agit du premier lieu que voient les visiteurs à leur arrivée. La façon dont il est aménagé permet donc de communiquer d’emblée un message fort.
L'espace d'accueil doit être à l'image de l'entreprise et refléter ses activités. Par exemple, il peut intégrer une vitrine ou un showroom qui met en scène le savoir-faire de l'entreprise : des pistons de moteur pour une société automobile ou un mobilier designé avec des câbles pour une entreprise de fibre optique. Le visiteur est ainsi immédiatement imprégné de l'univers de la marque.
Bien distinguer les espaces
Un showroom n'est pas le seul moyen de faire une bonne impression. L'ensemble de l'espace d'accueil doit être pensé pour montrer au visiteur qu'il est attendu. La fonction de cet espace a en effet beaucoup évolué.
Il ne s'agit plus seulement d'un lieu d'attente, mais d'un lieu d'échange et de travail. Des collaborateurs peuvent être amenés à échanger dans cet espace et les visiteurs peuvent continuer à travailler pendant la phase d'attente - rédiger des e-mails, téléphoner...
Il est donc nécessaire de bien distinguer le comptoir d'accueil, avec le travail réalisé par les hôte(sse)s d’accueil, de l'espace d'attente, plus cosy et plus calme – tout en restant à portée visuelle des hôte(sse)s d’accueil.
L'aménagement et l'ergonomie du comptoir d’accueil sont essentiels. Il doit être à la fois agréable et efficace, en permettant aux hôtesses d’accueil de mener à bien l’ensemble de leurs missions (accueil physique et téléphonique, courrier, service de bagagerie...) sans que l'accueil soit perturbé visuellement.
Les bannettes de courrier ne reposeront pas sur le comptoir mais seront être intégrées au mobilier ou encore les bagages seront placés dans un local prévu à cet effet.
Définir l'ambiance
L'ambiance est par ailleurs un élément primordial. Le mobilier sera de préférence chaleureux pour mettre les visiteurs dans les meilleures dispositions. La décoration sera soignée, avec un choix de couleurs qui correspond à l'identité visuelle de l'entreprise. L'éclairage sera suffisamment soutenu pour mettre en valeur l'espace. Une décoration florale et un diffuseur de parfum personnalisé peuvent être envisagées pour créer une ambiance propre à l'entreprise.
Services de confort
Les visiteurs sont également sensibles aux services et accessoires de confort. Un service de tisanerie, une fontaine à eau ou des boissons rafraîchissantes, un service presse – avec des journaux quotidiens, hebdomadaires et mensuels adaptés à la société et à son secteur – un sèche-parapluie.
Toutes les attentions montrent au visiteur qu'il est le bienvenu. L'entreprise peut en outre faire passer certains messages via ces services. Si elle souhaite montrer qu'elle est dynamique et innovante, elle peut intégrer des solutions technologiques, comme le wifi, des tablettes interactives qui permettent de s'enregistrer rapidement, un affichage dynamique diffusant des informations en temps réel ou propres à l'entreprise.
L'espace d'accueil est en effet un lieu où les visiteurs vont pouvoir s'informer sur la société, d'où l'intérêt d'y installer des outils communicants comme des écrans plasma ou des bornes interactives.
Un interlocuteur unique
Rien ne doit être laissé au hasard dans la conception de l'espace d'accueil. Faire appel à une société spécialisée dans les métiers de l'accueil est la meilleure façon de bénéficier des solutions les plus adaptées. Elle effectuera un diagnostic en fonction de l'image que l’entreprise souhaite véhiculer, les thématiques qui lui sont propres ou encore l’aménagement actuel de l’espace d’accueil.
Sans oublier des points essentiels comme l'accessibilité des locaux aux personnes à mobilité réduite, réglementée par la loi « Handicap* » du 11 février 2005.
En fonction de tous ces éléments, la société spécialisée proposera un aménagement spécifique, en se chargeant de réunir les différents prestataires que ce soit pour l’installation du mobilier, la décoration florale ou encore le kiosque interactif.
Le client aura donc un interlocuteur unique, qui prend tout en charge, du conseil jusqu'à la mise en œuvre, en passant par l'accompagnement pour répondre au mieux à ses besoins.
