Quelques mois avant le déménagement…
Un déménagement implique plusieurs changements. Nous vous recommandons d'effectuer la plupart des modifications bien avant le déménagement. Passez en revue les points en dessous dès que vous décidez de déménager.
1. Budget et objectifs
Définissez et expliquez clairement, pour vous-même et pour vos salariés, le but du déménagement et les objectifs poursuivis par l'entreprise, dans le cadre de ce projet. Cela vous aidera à identifier les priorités que vous devez établir en termes de budget et de ressources.
2. Assurance professionnelle
Vérifiez auprès de votre compagnie d'assurance les exigences réglementaires et le type de système d'alarme requis, ainsi que les éléments nécessaires pour faire assurer vos nouveaux locaux.
3. Systèmes d'alarme et équipements de sécurité
Profitez de l'occasion pour revoir la sécurité de l'entreprise. La plupart des éléments devront peut-être être remplacés, comme les alarmes antivols, les cartes d'accès, les extincteurs et les caméras de sécurité. Assurez-vous de disposer de la solution de sécurité adaptée aux besoins de vos nouveaux locaux, en engageant une personne qui pourra vous aider à gérer l'intégralité de la chaîne de sécurité. Cela permet souvent de gagner du temps et de ne négliger aucun détail.
Petite astuce : contactez Securitas quelques mois avant le déménagement pour commencer à planifier la sécurité de vos nouveaux locaux.
4. Contrats
Votre déménagement entraînera sans doute la modification de nombreux contrats. Il est donc nécessaire de les revoir. Vous constaterez peut-être qu’il faut en résilier certains ou négocier de nouvelles modalités.
N'oubliez pas de résilier votre bail actuel et de faire appel à une société de déménagement.
5. Partager la nouvelle adresse
Annoncez le déménagement à vos clients et fournisseurs, ainsi qu'aux services administratifs et pensez à changer l'adresse pour le courrier et les marchandises. Étudiez également la manière dont le courrier sera traité dans les nouveaux locaux (boîte postale ou boîte aux lettres).
6. Aménagement et rénovation des nouveaux locaux
Avez-vous besoin d'effectuer des rénovations dans les nouveaux locaux pour l’adapter à votre image et y travailler efficacement ? Comment envisagez-vous d’y travailler sur le long terme ? Étudiez les différentes options de rénovations et pensez à l'éclairage, au système informatique, aux prises électriques, au mobilier et aux zones de stockage.
7. Équipement et matériel
Établissez une liste des éléments que vous emporterez avec vous et de ceux que vous devrez acheter.
8. Transports et parking
Un déménagement implique souvent des changements tant pour les fournisseurs que pour les clients et le personnel. Quels sont les changements que le déménagement implique dans votre cas ? Pour vos salariés, les transports et la proximité sont importants. Pour les clients et les fournisseurs, en revanche, il est plus essentiel de prévoir un parking et une signalisation claire à proximité pour les aider à vous trouver facilement.
Pensez à ce que le déménagement implique pour l'entreprise et à la manière dont vous vous installerez dans les nouveaux locaux.
9. Visibilité
Un nouveau site ouvre de nouvelles possibilités. Prévoyez d'organiser une inauguration pour susciter l'enthousiasme autour de votre projet.
Préparez votre enseigne de façade et les permis de construire bien à l'avance, afin que l'entreprise soit visible dès son emménagement.
Planifiez l’exécution de toutes ces opérations dans votre agenda et prévoyez également la mise à jour de votre site web.
Quelques semaines avant le déménagement…
10. Caméra de sécurité, alarme et plan d'évacuation
Dès que vous avez accès aux nouveaux locaux, vous pouvez faire préparer les plans d'évacuation et l'entreprise de sécurité peut procéder à l’installation des systèmes de sécurité. Si vous faites appel à Securitas, nous veillerons à ce que les caméras de surveillance, le système d’alarme, les détecteurs incendie et les extincteurs, ainsi que les trousses de premiers secours soient installés et opérationnels dès le premier jour de l'emménagement.
11. Liste d'inventaire
Dressez une liste d'inventaire pour coordonner le suivi de votre matériel durant le déménagement. Veillez à étiqueter tous les cartons de déménagement de manière structurée. Imprimez également des plans des étages et marquez les emplacements correspondants pour y faire déposer les différents objets et cartons du déménagement. Cela permet aux salariés et aux déménageurs de savoir précisément où déposer chaque carton au sein des nouveaux locaux.
Le jour J
12. Planifier chaque détail
Il est important que tout fonctionne le jour du déménagement. Passez en revue tous les détails du jour J à l'avance et planifiez ensuite les responsabilités des salariés. Par exemple, les responsables informatiques auront probablement beaucoup à faire pendant le déménagement. Passez également en revue la liste d'inventaire avec le personnel et l'entreprise de déménagement afin que tout le monde sache clairement ce qu'il y a à faire.
Assurez-vous que chacun ait reçu les codes d'alarme et peut entrer et sortir des nouveaux et anciens locaux le jour du déménagement. Informez les voisins que des camions bloqueront possiblement une partie de la rue le jour du déménagement et prévenez votre mairie qui peut mettre en place une signalétique temporaire.
Faites appel à une sécurité temporaire pour la surveillance du camion et de vos locaux si vous avez des objets de valeur à transporter.
Quelques conseils pour l'après-déménagement
13. Système de sécurité fonctionnel
Un système de sécurité est valable que s'il fonctionne. Il est donc essentiel de vérifier régulièrement son bon fonctionnement. Si vous choisissez Securitas, nous vous rendrons visite régulièrement pour vérifier le bon fonctionnement des équipements et des systèmes. Si nous décelons des problèmes de qualité, nous réparerons les éléments concernés.
14. Évaluation et changement continus
Même après le déménagement, poursuivez le processus de changement. Même si vous avez tout préparé et planifié, il restera des choses à régler après le déménagement et l'installation dans les locaux. Procédez à des suivis réguliers pour veiller à tirer le meilleur parti de vos nouveaux locaux.
